7 съвета за работа от разстояние, изковани от нашия 13 годишен опит

АРЕН - 7 съвета за работа от разстояние
Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email

АРЕН е „дигитално родена“ компания, която работи повече от 13 години дистанционно със своите над 30 експерта. На практика от навлизането на кабелния интернет да работиш по този начин не е нито лукс, нито каприз на иновативен собственик на бизнес. Това е просто начин, по които бизнесите могат да работят устойчиво и то съчетано с домашния уют и топлина. Ние отдавна оценихме предимства на работата от разстояние и знаем колко по-продуктивни и отговорни са нашите колеги.

За да работим от разстояние беше необходимо да създадем адекватна инфраструктура, която да е съобразена с нашия бизнес модел и да е оптимизирана точно по нашите бизнес процеси. В следващите няколко точки ще обясня в детайли, как ние създадохме и управляваме успешно бизнеса си, със 100% работа от разстояние.

Съвет 1 – Изяснете правилата на играта

Най-важното правило за работа от разстояние e да определим правилата на играта – да създадем ясни и точни указания, за това как ще се работи в компанията. Това означава ясно да дефинираме

  1. Задачи – какви са отговорностите и задълженията на всеки един служител и в какви срокове и качество се очаква да бъдат извършвани;
  2. Файлове – къде ще се съхраняват файловете, по които се работи, каква е структурата на папките, как ще се наименуват файловете и как ще осигурим защитен достъп до тях;
  3. Разговори – къде ще се провеждат разговорите в екипа, в коя чат система ще се работи, какви имейли ще използваме и как ще си споделяме екраните, когато работим заедно;
  4. Срещи на екипа – как ще организираме срещите, така че всички да присъстват, да си споделяме календарите и да записваме взетите решения на тези срещи;
  5. Срещи с външни хора – по кои канали ще се провеждат тези срещи, как ще се записват, как ще става записването за срещите;
  6. Ескалация на проблеми – всеки служител трябва да знае какво се изисква от него всеки ден. Към кого да ескалира при необходимост, кой трябва да му помага или предоставя информация. Както и защо се иска от него да върши тази работа. Организационната структура на компанията ни помага бързо да се ориентираме, когато сме нови, както и да знаем мястото си.

За да направим всичко, трябва да опишем какви цели си поставяме и начина, по който ще се случва всичко в компанията. Това са така наречените – бизнес процеси. Процесите са най-краткия и ефективен път да се свърши очакваната работа. Когато бизнес процесите са оптимизирани и разписани в процесни карти, тогава компанията работи ефективно, служителите са силно ангажирани към постигане на целите и винаги доставят продуктите с обещаното качество.

Съвет 2 – Създайте условия за работа

Следващата стъпка беше да създадем оптимални условия за работа. Но как да организираме работната среда, какво да предпочетем, какво е модерно? От отговорите на тези въпроси зависи много начинът, по които компанията ще работи и как ще създава стойност за клиентите си. За нас е изключително важно да улесним работата на нашите служители. Все пак ги наемаме за да бъдат креативни, а не да се чудят как да си изпълнят задълженията.

Какви софтуерни системи да използваме?

Всички служители в сектор услуги и администрацията на сектор производство по цял ден работи на компютри. Тези компютри използват софтуер. Следователно най-важното нещо за успешната работа на всички е – софтуерът. Нашите изисквания бяха следните:

  1. да имат достатъчно функционалности,
  2. да са лесни за използване и да се харесват от служителите ни,
  3. да работим на актуални версии, да има 24/7 поддръжка,
  4. лесно да се свързваме с външната среда (клиенти, доставчици, подизпълнители),
  5. да са облачно базирани,
  6. да има възможност да се надграждат,
  7. да са на достъпна цена.

Оценявайки много предложения стигнахме до оптимален работещ вариант за АРЕН. Създадохме собствена архитектура на бизнес софтуер, базирана на Microsoft Office 365 и SmartSheet. Сами разработихме и имплементирахме всички системи, защото когато си на гребена на вълната, не се намират фирми, които могат да помогнат с внедряването на последните технологии.

Хардуерна обезпеченост за работа от разстояние

Софтуерът работи на хардуер – най-висок клас професионално оборудване, което направи приятно изживяването от работата с него за нашите служители. Избрахме прецизно лаптопи, които са бързи и с професионални дисплеи.

Лаптопите са леки за носене, имат гаранционно обслужване и поддръжка. Те трябва да бъдат еднакви за всички от екипа, за да имаме пълна съвместимост. Към всеки от лаптопите добавихме голям 24 инчов монитор с IPS матрица за истински цветове. Окомплектовахме лаптопите с безжични мишки и клавиатури, за да се пренасят лесно.

Причината до го направим е за да бъде офис пространството уютно и приятно, да намалява стреса и да оставаш фокусиран. Оборудвахме всеки от служителите, за работа по всяко време и от всяко място, независимо от какво устройство – таблет, лаптоп или телефон.

Модерните „джаджи“ засилват преживяването на служителите, които ги използват. А когато те не могат да се отделят от любимата си машина, са предани на компанията и се отплащат с високо качествен труд и доволни клиенти. Не правете икономии от тази инвестиция, на практика съвсем съзнателно и сами ще намалите от печалбата си.

Съвет 3 – Измервайте резултатите

Ключови показатели за представяне на бизнеса (KPI)

Всеки бизнес се стреми да прави печалби. За това трябва да бъдат дефинирани ключовите показатели за представянето на бизнеса (KPI). Системата за управление на бизнеса ни позволява да следим нашите KPI като натовареността на ресурсите, ефективността на служителите, рентабилност при изпълнението на проектите и др. Стойностите на ключовите показатели могат да се променян във времето, но ние винаги имаме реални данни въз основа, на които да направим преценка и да вземем мотивирано решение.

Оценяване на качеството на извършената работа от разстояние

Нашата единна работна среда е достъпна за всеки от екипа, при въвеждане на име и парола (независимо от какво устройства) в реално време. Зададени са права за достъп до съответните проекти, папки, канали и чат групи. Всички са в непрекъсната връзка по между си. Могат да работят паралелно в един документ и да обсъждат промените и предложенията. Всичко е подредено и систематизирано по нашата номенклатура.

Така работата по документите е прозрачна и достъпна. Системата в Office 365 запазва до 500 версии на всеки документ, като показва кой е направил промените, кога и какви са били тези промени.

Оценяване на сроковете за изпълнение на задачите

SmartSheet използваме, за да създадем детайлни работни графици по всеки от проектите. Или за ежедневната работа на административните служители. Така получаваме информация в реално време кой колко е натоварен и как рационално да разпределим човекочасовете по задачи. Колегите имат възможност да си избират по коя задача от графика да работят и сами да се отбелязват. Тази динамична среда им позволява да изпращат искане за допълнителна информация, която ръководителя на проекта да осигури. Позволява им да работят по няколко различни проекта, без да се притесняват от неспазване на сокове или други рискове. Детайлното планиране на работните графици ни позволява да завършваме проектите с минимални поправки, винаги в срок и с качеството, което сме обещали на клиента.

Съвет 4 – Обучавайте непрекъснато

Ситуацията, в която се намира бизнеса в България ни кара да поемем ролята на държавата, за да може да продължим съществуването си. Очевидно държавата не може да осигури служители с нужните ни компетенции и за нас остава само едно – обучавайте непрекъснато!

Системи за управление на знанието

Разбира се знанието е най-голямата сила и най-ценния актив на компаниите в днешно време. За него трябва да полагаме методични усилия да го събираме, разпространяваме и съхраняваме. Целта ни винаги е била да трупаме познания и да ги предаваме на хората във фирмата. Използването на системите ни приучава на отговорност, винаги подхранва любопитството, защото системата е жив организъм. Всяка новост предизвиква страх, но след като я опознаеш малко идва успокоението. И накрая е любопитството „какво още мога да накарам системата да направи за мен?“. Познанието събираме в отделни секции за обучение, в постоянно обновяване на алгоритмите за изчисляване, WiKi раздела в Teams. Служителите сами трупат полезна информация в каналите на Teams, където имат възможност да обсъждат различни теми и актуални събития свързани (или не толкова) с дейността на фирмата.

Опитомяване на технологиите или Technical skills

Хората трябва да останат креативни и да създават стойност за клиентите на компанията. Компютрите и системите са тези, които накарахме да изпълняват повтарящите се и рутинните задачи. Това е възможно с провеждането на периодични обучения за работа със системите, които записваме в нашата дигитална библиотека. Те винаги са на разположение на служителите. Така постигаме „опитомяване“ на технологията и безпроблемното й използване от хората.

Първоначално обучение за нови служители (Onboarding)

Бързо разбрахме, че първоначалното обучение или Onboarding за нови служители е задължително. Целта е да се премахнат всички техни притеснения, да разберат, че получават допълнителни инструменти, с които ще си свършват работата с по-малко грешки и навреме. Да разберат, че системата е създадена за тяхно удобство. Да се управлява риска и да ги предупреждава достатъчно рано за потенциални негативни последици при изпълнението на задачите.

Бизнес поведение или Soft Skills

Конкретни обучение за Soft Skills – за младите служители са задължителни. Те имат нужда да разберат какво да присъстваш в бизнес среда. Кое може да се обсъжда по телефона, кога да използват писмена кореспонденция, как да се държат с клиентите или да се обличат за офиса. Разбира се, цялото познание на фирмата е на разположение на всички и то не само за да го използват, но и да го обогатяват и да добавят  новости, интересни статии, иновации и т.н..

Съвет 5 – Осигурете социални контакти

Опитът ни показва, че колкото и добри системи за работа от разстояние да изградим, хората си остават хора. Те искат да се срещат и за това ви съветваме да не затваряте офиса изцяло.

Утилизация на офис площите

При нас от 20 човека на пълно работно време, в офиса имаше постоянно едва 4 човека. Останалите се организираха по веднъж в седмицата и се събираха заедно в офиса. Според проучвани в големи корпорации се оказва, че офис площите трябва да бъдат оразмерени за 80% присъствие. При нас това присъствие беше 20%, но зависи от конкретния случай. Просто попитайте вашите служители какво предпочитат.

Също така е добре да имате на разположение заседателна зала, която да може да събере всички. Ако я оборудвате с телевизор и камера с микрофон, ще можете да я използвате и за конферентни видео разговори с чужбина или с тези, които не присъстват.

Сутрешни срещи – Stand Up meetings

Добра практика е да се организират така наречените Stand Up meetings. Това е среща на екипа, която се провежда за 15-20 минути, докато си пиете кафето. Присъстват ръководителя и неговия екип. Всеки от екипа казва на бързо:

  1. По какво работих вчера?
  2. По какво ще работя днес?
  3. Какви затруднения имам за да си свърша работата?

Ръководителя следва да си запише проблемите на всеки и да предприеме мерки да ги разреши възможно най-бързо. Ползите са, че всеки знае какво прави, наглася се психически за предстоящия ден. Всички знаят какво правят техните колеги и осъзнават отговорността, която носят за постигане на общите цели. Тези срещи могат съвсем лесно да се провеждат и онлайн като създадете повтаряща се среща в съответния канал на Teams.

Седмични срещи – Weekly meetings

Много ефективни са и седмичните срещи. Те могат да бъдат в понеделник или петък. Срещите в понеделник са за да могат да се определят задачите за седмицата и да се разпредели графика за работа на служителите. Срещите в петък са за да се отчете извършената работа през седмицата, да се „отпразнува“ успеха и да се сложи началото на почивните дни. Ние предпочитаме петъчните срещи след 15:00, защото имаме време да си почистим бюрата, да си кажем какво сме постигнали в релаксираща обстановка, да се посмеем и да затворим седмицата. Ако няма за какво да се посмеете, можете и да се скарате. Така ще започнете на чисто в понеделник.

Сплотяване на екипа – Team buildings

Всеки е на ясно какви са ползите от сплотения екип. Практиките са безброй. Най-лесния начин е да възложите на някой ентусиазиран колега да организира останалите. Може да ходят на концерти, театри, кръчми – каквото те си решат. Фирмата трябва да поощрява това поведение, но да плаща сметката, само тогава, когато има причина за награда.

Разбира се в условията на пандемия и въведено извънредно положение трябва да се действа адекватно. Уведомявайте всички служители за адекватните мерки, които трябва да се приложат. В случая с COVID-19 забранете всички контакти, преместете срещите онлайн и инструктирайте служителите в производството и склада как да се предпазят.

Съвет 6 – Внимавайте с микромениджмънта

Наистина е изкушаващо да контролираш всичко в бизнеса си, но също така се научих, че не трябва да го правиш ти (като собственик) на всяка цена и със сигурност не и за маловажните и краткосрочни задачи. Тайната е да обучите толкова добре ръководителите на основните звена, че да им се доверите и да ги оставите да си свършат работата. Така или иначе системата за управление дава възможност да проверка на всичко и то докато си пиеш сутрин кафето.

Но не прескачайте вашите мениджъри ако забележите проблем!

Не прекалявайте с контрола

Не е нужно да звъните, да пишете безполезни мейли, да нагнетявате стрес и да държите „изкъсо“ служителите. За това са делегирани права, доверие и отговорности на ръководителите. Още повече, ако ги прескочите те няма да знаят, че сте възложили нещо на подчинените им, ще нарушите доверието им към вас, и ще им уроните престижа пред колегите.

Фокусирайте се върху развитието на компанията

Собственикът на всеки бизнес трябва да може да планира стратегическото развитие на компанията си, връзките с партньорите и разширяването на портфолиото от продукти. Микро мениджмънта само ще ви отклони от съществените проблеми. Ще загубите фокус, а това е пагубно за всички. Нека с ежедневните (оперативни) проблеми да се справят мениджърите и техните подчинени. Собствениците и управителите трябва да са фокусирани върху дългосрочното развитие на компанията, иначе няма нужда от служители.

Мотивираните служители, с конкретни задачи и инструменти да ги свършат навреме са най- ценния актив за всяка компания. Преди това обаче, трябва да обедините двата актива на компанията си, а именно хората и системите в едно цяло. Системата се грижи за хората, а хората работят и развиват системата като жив организъм. 

Съвет 7 – Необходими са инвестиции

Това сигурно е най-важният ни съвет.

Ако някой си мисли, че може да приложи който и да е от горните съвети без инвестиции, моля да ме извини за загубеното време. За останалите – малко пояснения относно инвестициите.

Каква е разликата между инвестиция и разход

Инвестиция правим, когато изчерпваме наличен ресурс, за да получим друг ресурс с по-висока стойност или същия, но в по-голямо количество.

Разход правим, когато изчерпваме наличен ресурс без да получаваме друг ресурс или резултатът от изчерпването ни води до продължаващо изчерпване.

Кои са първичните ни ресурси

Време – всеки човек разполага с определено време на тази платена. Това единствения ресурс, който не може да бъде променен. Лесно може да се намали, но изключително трудно може да се увеличи. За да увеличим времето се използват следните методи:

  1. Инвестиране в повишаване на продуктивността
  2. Инвестиране в повишаване на ефективността
  3. Инвестиране в превъзлагане – използване времето на другите

Здраве – здравето като първичен ресурс е вашето физическо и психическо здраве или чувството за щастие на дневна база. Ако сте болни или в депресия, тогава колкото и други ресурси да притежавате е без значение. Буквално пропилявате всичко, с което разполагате.  За да увеличим здравето се използват следните методи:

  1. Инвестиране в здравословен начин на живот
  2. Инвестиране в намаляване на стреса и борба с депресиите
  3. Инвестиране в щастлив начин на живот (щастието е в пътя, а не в целта)

Капитал – е съвкупност от блага, имущества, активи, използвани за получаването на печалба и богатство. Парите също са капитал. За да увеличим капитала се използват следните методи:

  1. Инвестиране на собствено време, здраве и капитали
  2. Инвестиране на чуждо време, здраве и капитали

В заключение

Да управляваш успешно бизнес е изкуство дори в наше време. А да го правиш без подходящите технологии е ако не лудост, то поне отчаян оптимизъм. За нас в АРЕН инвестирането в правилните системи и технологии не е въпрос на ексцентричност. Това са инвестиции в по-доброто бъдеще за хората, защото чрез технологиите печелим време, здраве и капитал, които ни помагат да бъдем щастливи.